Fragen aus dem Kita-Alltag

Als Erzieher:in sehen und bearbeiten Sie nur Ihre Bezugskinder. Unzugewiesene Kinder und das Archiv sind der Leitung vorbehalten. Das ist serverseitig abgesichert, nicht nur in der Oberfläche.

Am Kind: Beobachtungen und Kurznotizen pflegen, Gespräch starten. Die Formulierungshilfe erzeugt einen Entwurf. Namen werden vorher anonymisiert. Sie prüfen und korrigieren den Text — erst dann archivieren Sie.

Nein — es gehen keine Daten an öffentliche Chatbots. Die Formulierungshilfe arbeitet nur mit professionell anonymisierten Textfragmenten; Klartext-Namen werden nicht verwendet. Optional ist auf Anfrage auch eine lokale KI-Hilfe (z. B. Mini-PC im Kita-Netzwerk) möglich. Wichtig: Die KI trifft keine pädagogischen Entscheidungen — sie ist reine Formulierungshilfe auf Basis Ihrer vorhandenen Auswertung. Ausführlich: gekokita.de/ki-entwicklungsgespraeche

Allgemein und pädagogisch („das Kind …“). Keine Adressen, Diagnosen, Allergien oder so einzigartige Details, dass jemand auch ohne Namen erkennbar wäre. Die App zeigt dazu Hinweise an den Freitextfeldern.

Ja, die App ist browserbasiert und für Tablet/Desktop nutzbar. Empfohlen: dienstliches Gerät, starkes Passwort, nach der Nutzung abmelden — besonders auf geteilten Geräten.

Ja. „Demo“ öffnet eine eigene Vorführungs-Datenbank mit Beispieldaten. Live-Kinder und Live-Akten bleiben getrennt.

Einzelne Kita: 39,90 € / Monat, Abrechnung per Rechnung. Träger mit mehreren Einrichtungen: 20 % Rabatt — Details unter Preise. Beim Abschluss schließen Sie digital den AVV ab.

Unter Leitungseinstellungen legen Sie Benutzer an (starke Passwörter). Rollen: Leitung (ADMIN) oder Erzieher:in. Bezugskinder weisen Sie den Erzieher:innen zu.

Ja. In der App gibt es Vorlagen für Elterninfo und Einwilligung. Ohne passende Einwilligung sollten Kinder nicht digital angelegt werden; Papierdokumentation bleibt möglich.

In Ihrer Kita-Instanz auf einem Server in der EU (Betrieb über gekokita.de / DE-Hosting). Zugang nur mit Login; Rollen und Bezugsschutz. Der Betreiber verarbeitet im Auftrag (AVV), nicht für Werbung.

Sie archivieren das Kind (Austritt). Nach der eingestellten Aufbewahrungsfrist (Standard oft 3 Jahre) greift die Löschprüfung — manuell oder automatisch per Cron — inklusive Portfolio-Dateien.

Ja, unter Datenschutz in der App wird ein VVT-Text für Ihre Einrichtung erzeugt (inkl. Hinweis auf optionale Cloud-KI). Das ersetzt keine individuelle Prüfung durch Ihren DSB, ist aber eine fertige Arbeitsgrundlage.

Nach dem Abschluss erhalten Sie Anmeldedaten per E-Mail an die Konto-Adresse. Login unter gekokita.de — danach Onboarding (Kitaname, Träger, Datenschutz-Kontakt).

Ja. Ohne Cloud-Key bzw. mit lokaler Engine bleibt die Dokumentation voll nutzbar; die Formulierungshilfe entfällt oder läuft nur lokal. Sprechen Sie uns für die gewünschte Variante an.

Ja. Beim Abo-Abschluss wird der AVV (Art. 28 DSGVO) digital bestätigt und protokolliert. Das Muster sowie unsere TOM-/Security-Dokumentation können Sie über uns anfordern und dem DSB vorlegen.

Wir orientieren uns an DSGVO und Kita-Anforderungen (EU-Hosting, Rollen, Anonymisierung vor KI, Löschung, Audit, AVV). Der Träger bleibt verantwortlich und sollte eine DSFA nach Bedarf durchführen — wir liefern TOM-Dokumentation und AVV als Unterstützung.

Mehrere Einrichtungen unter einem Träger mit 20 % Rabatt. Jede Kita mit eigener Instanz/Daten. Details und Onboarding klären wir mit Ihnen persönlich.

Ja: tägliche verschlüsselte Backups der Datenbanken (und Portfolio) auf dem Betriebsserver. Wiederherstellung nach Absprache mit dem Support.

Drei Beobachtungsbögen nach Altersstufe (Krippe / Elementar / Vorschule). Die App schlägt die passende Stufe anhand des Alters vor und begleitet Übergänge.

Nutzen Sie das Kontaktformular unten oder schreiben Sie an info@gekokita.de. Wir melden uns zeitnah — idealerweise mit Kita-Name und kurzer Frage (Technik, Datenschutz oder Abo).